入社を控えている皆さん、入社書類の準備は進んでいますか？その際、「添え状」を同封すべきか、また手書きとパソコン作成のどちらが良いか悩む方も多いのではないでしょうか。本記事では、入社書類に添付する添え状の必要性や、手書きする場合の書き方・マナー、そして具体的な例文まで詳しく解説します。採用担当者に好印象を与え、スムーズな入社手続きを進めるためにも、ぜひ参考にしてください。
入社書類に添え状は必要？
まず結論として、入社書類を郵送する際には、添え状を同封するのが一般的なビジネスマナーとされています。 添え状は、誰から誰に、何を送ったのかを明確にする役割があり、受け取る企業側が書類を確認しやすくなるというメリットがあります。 特に指定がない限り、手渡しの場合には不要とされることもありますが、郵送の場合は必須と考えましょう。
添え状を同封することで、丁寧な印象を与え、社会人としての常識があることを示すことができます。 選考に直接影響するものではありませんが、入社前の大切な書類ですので、細やかな配慮を心がけることが重要です。
本章では、以下の項目について詳しく解説します。
- 添え状の役割
- 手書きとパソコン作成、どちらが良い？
- 添え状が不要なケース
添え状の役割
入社書類に同封する添え状には、主に以下の役割があります。
- 挨拶状としての役割：企業への感謝の気持ちや入社への意気込みを伝える。
- 送付内容の明示：同封されている書類の種類と部数を明確に伝え、企業側が確認しやすくする。
- ビジネスマナーの提示：社会人としての基本的なマナーを心得ていることを示す。
これらの役割を果たすことで、企業側は誰からどのような書類が届いたのかをスムーズに把握でき、入社手続きを円滑に進めることができます。 また、丁寧な印象を与えることで、入社前から良好なコミュニケーションを築くきっかけにもなり得ます。
手書きとパソコン作成、どちらが良い？
添え状の作成方法について、手書きとパソコン作成のどちらが良いか迷う方もいるでしょう。結論から言うと、企業からの指定がなければ、どちらの方法でも問題ありません。 それぞれにメリットとデメリットがあるため、状況や自身のスキルに合わせて選択しましょう。
手書きのメリット
- 温かみや誠意が伝わりやすい。
- 丁寧な印象を与えることができる。
手書きのデメリット
- 作成に時間がかかる。
- 書き損じた場合に修正が難しい。
- 字に自信がない場合、読みにくくなる可能性がある。
パソコン作成のメリット
- 効率的に作成できる。
- 修正が容易である。
- 誰にとっても読みやすい。
パソコン作成のデメリット
- 手書きに比べて、やや事務的な印象を与える可能性がある。
一般的には、パソコンで作成する方が効率的で、修正も簡単なため推奨されることが多いです。 しかし、字に自信があり、より丁寧な印象を与えたい場合は、手書きを選択するのも良いでしょう。 どちらを選ぶにしても、誤字脱字がないように細心の注意を払い、読みやすいように丁寧に作成することが最も重要です。
添え状が不要なケース
基本的には郵送で入社書類を提出する場合、添え状は同封するのがマナーですが、不要とされるケースも存在します。
具体的には、企業へ直接書類を持参する場合です。 この場合は、受付や担当者に直接手渡しするため、添え状で挨拶や内容物を伝える必要性が薄れます。ただし、持参する場合でも、企業によっては添え状を求めるケースも考えられるため、事前に確認しておくと安心です。
また、企業から「添え状は不要」と明確な指示があった場合も、もちろん同封する必要はありません。指示がある場合は、それに従いましょう。
迷った場合は、添え状を同封しておくのが無難です。ビジネスマナーとして、相手に失礼のない対応を心がけることが大切です。
入社書類の添え状を手書きする場合の基本マナー
入社書類の添え状を手書きで作成する場合、いくつかの基本的なマナーがあります。これらを押さえることで、採用担当者に良い印象を与え、スムーズな書類のやり取りにつながります。丁寧さを心がけ、相手に失礼のないように作成しましょう。
本章では、以下の項目について詳しく解説します。
- 用紙・筆記用具の選び方
- 基本的な構成と書き方
- 封筒の書き方と入れ方
用紙・筆記用具の選び方
添え状を手書きで作成する際には、まず適切な用紙と筆記用具を選ぶことが大切です。これらは第一印象を左右する要素となるため、慎重に選びましょう。
用紙
用紙は、白無地のA4サイズが基本です。 一般的に、履歴書や職務経歴書もA4サイズで作成することが多いため、サイズを統一することで、受け取る側が管理しやすくなります。 もし、同封する書類がB5サイズの場合は、添え状もB5サイズに合わせると良いでしょう。 柄や色付きのものは避け、ビジネスシーンにふさわしいシンプルなものを選びましょう。便箋を使用する場合は、罫線が入っていても構いませんが、キャラクターものや派手なデザインは避けるべきです。
筆記用具
筆記用具は、黒色のボールペンまたは万年筆を使用します。 鉛筆やシャープペンシル、消せるボールペンは、公的な書類には不適切ですので避けましょう。インクの色は黒が基本です。青色でも問題ないとされる場合もありますが、黒色が無難です。文字の太さは、細すぎず太すぎない、読みやすいものを選びましょう。
書き損じた場合は、修正液や修正テープは使用せず、新しい用紙に書き直すのがマナーです。 そのため、時間に余裕をもって作成に取り掛かることをおすすめします。
基本的な構成と書き方
添え状は、ビジネス文書として定められた基本的な構成に沿って書くことが重要です。 以下の項目を順に、適切な位置に配置しましょう。
- 日付：書類を投函する日付を右上に記入します。和暦・西暦どちらでも構いませんが、同封する書類と統一しましょう。
- 宛名：左上に、会社名、部署名、担当者名を正式名称で記入します。会社名は「（株）」などと略さず、「株式会社」と正確に記載しましょう。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」とします。
- 差出人情報：宛名より下の右側に、自分の郵便番号、住所、氏名、電話番号、メールアドレスを記入します。
- 頭語と結語：本文の書き出しには「拝啓」、結びには「敬具」を使用するのが一般的です。
- 時候の挨拶：頭語に続けて、季節に合わせた時候の挨拶を述べます。 例：「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」など。
- 本文（用件）：まず、内定へのお礼や入社の意思を簡潔に述べます。 その後、同封する書類を送付する旨を伝えます。自己PRや志望動機を長々と書く必要はありません。
- 同封書類：本文の後、中央に「記」と書き、その下に同封する書類名と部数を箇条書きで記載します。 例：「・入社承諾書 1部」「・身元保証書 1部」など。
- 結びの挨拶：「以上」と右下に記入し、締めくくります。
手書きの場合は、縦書きが一般的です。 数字は漢数字を使用しましょう（例：一、二、三）。 全体的に丁寧な字で、誤字脱字がないように注意深く書き進めてください。
封筒の書き方と入れ方
添え状と入社書類を郵送する際の封筒の書き方や入れ方にもマナーがあります。最後まで気を抜かずに、丁寧に準備しましょう。
封筒の選び方
封筒は、A4サイズの書類が折らずに入る「角形2号」または「角形A4号」の白色の封筒を選びましょう。 茶封筒は事務的な用途で使われることが多く、重要な書類を送る際には白色の封筒の方が丁寧な印象を与えます。
封筒の表面の書き方
- 宛先：郵便番号、住所、会社名、部署名、担当者名を正確に記入します。会社名は略さずに正式名称で書きましょう。担当者名が分かっている場合は「様」を、部署宛の場合は「御中」をつけます。
- 「応募書類在中」または「入社書類在中」の記載：封筒の左下に赤色のペンで「入社書類在中」または「応募書類在中」と記載し、定規で囲みます。 これにより、企業側が他の郵便物と区別しやすくなります。
封筒の裏面の書き方
封筒の裏面左下には、自分の郵便番号、住所、氏名を記入します。
書類の入れ方
書類を入れる順番も重要です。上から添え状、その他の入社書類の順になるように重ねます。 書類はクリアファイルにまとめて入れると、雨などで濡れたり、折れたりするのを防ぐことができます。 封をしたら、中央に「〆」と書きます。
郵送方法は、普通郵便でも問題ありませんが、重要な書類ですので「特定記録郵便」や「簡易書留」を利用すると、配達状況を確認でき、より安心です。
【状況別】入社書類の添え状の手書き例文
ここでは、具体的な状況に合わせた入社書類の添え状の手書き例文をご紹介します。新卒と中途採用、それぞれの場合で少し内容が異なりますので、ご自身の状況に合わせて参考にしてください。手書きで作成する際は、丁寧な字で、心を込めて書くことが大切です。
本章では、以下の例文を掲載します。
- 新卒の場合の例文
- 中途採用の場合の例文
新卒の場合の例文
新卒で入社する場合、フレッシュな意気込みと感謝の気持ちを伝えることがポイントです。社会人としての第一歩となる大切な書類ですので、丁寧さを心がけましょう。
以下に新卒向けの添え状の例文を挙げます。
令和◯年◯月◯日 株式会社◯◯ 人事部 採用ご担当者様 〒◯◯◯-◯◯◯◯ 東京都◯◯区◯◯町◯-◯-◯ ◯◯大学◯◯学部◯◯学科 （氏名） 電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯ メールアドレス：◯◯◯@◯◯◯.com 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 貴社の一員として社会人生活をスタートできることを大変嬉しく、また光栄に存じます。 つきましては、ご指示いただきました下記の書類を送付させていただきます。 ご査収くださいますようお願い申し上げます。 入社後は、一日も早く貴社に貢献できるよう精一杯努力してまいる所存です。 何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具 記 ・入社承諾書 一通 ・身元保証書 一通 ・卒業見込証明書 一通 ・成績証明書 一通 ・健康診断書 一通 以上
ポイント：
- 内定への感謝の気持ちを明確に伝える。
- 入社後の抱負を簡潔に述べることで、前向きな姿勢を示す。
- 学生らしさを残しつつも、丁寧な言葉遣いを心がける。
手書きで作成する場合は、誤字脱字に注意し、楷書で丁寧に書きましょう。全体のバランスを見ながら、読みやすいレイアウトを意識することも大切です。
中途採用の場合の例文
中途採用の場合は、これまでの経験を活かして貢献したいという意欲を伝えることが重要です。即戦力としての期待に応えられるよう、プロフェッショナルな印象を与えましょう。
以下に中途採用向けの添え状の例文を挙げます。
令和◯年◯月◯日 株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様 〒◯◯◯-◯◯◯◯ 東京都◯◯区◯◯町◯-◯-◯ （氏名） 電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯ メールアドレス：◯◯◯@◯◯◯.com 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 この度は、採用内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。 貴社の一員として、これまでの経験を活かし貢献できる機会を賜りましたこと、大変光栄に存じます。 つきましては、ご指示いただきました下記の書類を送付させていただきます。 何卒ご査収くださいますようお願い申し上げます。 入社後は、一日も早く貴社の発展に貢献できますよう、誠心誠意努めてまいる所存でございます。 今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。 敬具 記 ・入社承諾書 一通 ・身元保証書 一通 ・雇用保険被保険者証（写し） 一通 ・年金手帳（写し） 一通 ・源泉徴収票 一通 以上
ポイント：
- 採用内定への感謝とともに、これまでの経験を活かしたいという意欲を示す。
- 即戦力としての自覚と責任感をにじませる。
- ビジネスパーソンとしての落ち着きと丁寧さを意識した言葉遣いをする。
中途採用の場合、提出書類の種類が新卒と異なる場合がありますので、企業からの指示をよく確認し、正確に記載しましょう。 手書きで作成する際は、読みやすく、かつ誠実さが伝わるように心がけてください。
添え状を手書きする際の注意点
入社書類の添え状を手書きで作成する際には、いくつかの注意点があります。これらを守ることで、より丁寧でプロフェッショナルな印象を与えることができます。細部への配慮が、あなたの評価につながることもあります。
本章では、以下の項目について詳しく解説します。
- 誤字脱字は厳禁
- 丁寧な字で書く
- 内容は簡潔に
- 提出期限を守る
誤字脱字は厳禁
添え状に限らず、ビジネス文書において誤字脱字は最も避けたいミスの一つです。誤字脱字があると、注意力が散漫である、あるいは仕事が雑であるといったマイナスな印象を与えかねません。特に、会社名や担当者名、日付などの重要な情報は、何度も確認するようにしましょう。
手書きの場合、書き損じた際には修正液や修正テープは使用せず、新しい用紙に書き直すのがマナーです。 そのため、時間に余裕を持って作成に取り掛かり、書き終えた後は必ず見直しを行う習慣をつけましょう。声に出して読んでみると、間違いに気づきやすくなります。
万が一、郵送後に誤字脱字に気づいた場合は、速やかに採用担当者に連絡し、謝罪と訂正の旨を伝えることが大切です。誠実な対応を心がけましょう。
丁寧な字で書く
手書きの添え状では、字の丁寧さも非常に重要です。たとえ字に自信がなくても、一文字一文字心を込めて丁寧に書くことで、誠意は伝わります。 読みやすい字で書くことは、相手への配慮の表れでもあります。
具体的には、以下の点に注意しましょう。
- 楷書で書く：続け字や崩し字は避け、誰にでも読みやすい楷書で書きましょう。
- 文字の大きさやバランス：文字の大きさを揃え、行間や全体のバランスにも気を配りましょう。小さすぎる字や大きすぎる字、詰まりすぎたレイアウトは読みにくくなります。
- 筆圧：薄すぎる字は読みにくく、弱々しい印象を与える可能性があります。適度な筆圧で、はっきりと書きましょう。
時間をかけて丁寧に書くことで、あなたの真摯な姿勢が伝わり、好印象につながるでしょう。
内容は簡潔に
添え状は、あくまで挨拶と送付物の内容を伝えるためのものであり、自己PRや志望動機を詳細に書くための書類ではありません。 本文は簡潔に、分かりやすくまとめることを心がけましょう。 長すぎる文章は、かえって読みにくく、要点が伝わりにくくなる可能性があります。
盛り込むべき内容は、以下の通りです。
- 時候の挨拶
- 内定へのお礼や入社の意思
- 同封書類の送付の旨
- 入社後の抱負（簡潔に）
- 結びの挨拶
自己PRや熱意を伝えたい気持ちは分かりますが、それは履歴書や職務経歴書、面接で十分に伝えるようにし、添え状ではビジネスマナーに則った簡潔な表現を心がけましょう。 添え状は1枚に収めるのが基本です。
提出期限を守る
入社書類の提出には、必ず期限が設けられています。添え状を含め、全ての書類を期限内に提出することは、社会人としての基本的な責務です。期限を守れない場合、計画性がない、あるいは入社意欲が低いと判断されてしまう可能性もあります。
書類の準備には時間がかかる場合もあるため、早めに取り掛かり、余裕を持って提出できるようにしましょう。特に手書きで添え状を作成する場合は、書き損じによる書き直しも考慮し、十分な時間を確保しておくことが大切です。
万が一、やむを得ない事情で提出が遅れそうな場合は、事前に採用担当者に連絡し、正直に状況を説明して指示を仰ぎましょう。無断で遅れることは絶対に避けるべきです。 提出が遅れる場合のお詫びの添え状では、時候の挨拶は省略するのが一般的です。
よくある質問
入社書類の添え状に関して、多くの方が疑問に思う点をまとめました。これらのQ&Aを参考に、不安を解消してスムーズな書類準備を進めましょう。
添え状はパソコンで作成しても良いですか？
はい、企業からの指定がなければ、添え状はパソコンで作成しても全く問題ありません。 むしろ、手書きよりもパソコン作成の方が一般的になりつつあります。パソコンで作成するメリットとしては、修正が容易であること、誰にとっても読みやすいこと、効率的に作成できることなどが挙げられます。
パソコンで作成する場合は、Wordなどの文書作成ソフトを使用し、フォントは明朝体やゴシック体を選び、文字サイズは10.5～12ポイント程度にすると読みやすいでしょう。 レイアウトも整えやすく、ビジネス文書としての体裁を保ちやすいです。手書きに自信がない方や、時間を有効活用したい方にはパソコン作成がおすすめです。
添え状に書く日付はいつにすれば良いですか？
添え状に記載する日付は、書類をポストに投函する日、または企業に持参する日を記入します。 書類を作成した日ではない点に注意しましょう。郵送の場合は、郵便局の窓口で手続きをする日、あるいはポストに投函する日となります。持参する場合は、企業を訪問する日を記載します。
年の表記は、和暦（令和◯年）でも西暦（202X年）でもどちらでも構いませんが、同封する履歴書や職務経歴書などの他の書類と表記を統一するようにしましょう。
添え状のサイズはどのくらいが良いですか？
添え状の用紙サイズは、A4サイズが基本です。 これは、同封する履歴書や職務経歴書などの応募書類がA4サイズであることが一般的であるため、サイズを統一することで企業側が管理しやすくなるからです。 もし、他の提出書類がB5サイズで統一されている場合は、添え状もB5サイズに合わせると良いでしょう。
添え状は、内容を簡潔にまとめ、1枚に収めるのがマナーです。 長々と書く必要はなく、必要な情報を分かりやすく記載することを心がけましょう。
添え状を入れる封筒の色や種類に決まりはありますか？
添え状と入社書類を入れる封筒は、白色の無地のものを選びましょう。 サイズは、A4サイズの書類が折らずに入る「角形2号」または「角形A4号」が適しています。 茶封筒は事務的な連絡に使われることが多く、改まった書類を送る際には白色の封筒の方が丁寧な印象を与えます。
封筒の表面には、宛先（郵便番号、住所、会社名、部署名、担当者名）を正確に記入し、左下に赤字で「入社書類在中」と記載して四角で囲みます。 裏面には、自分の郵便番号、住所、氏名を記入します。
添え状の宛名はどのように書けば良いですか？
添え状の宛名は、会社名、部署名、担当者名を正式名称で正確に記載することが重要です。 会社名は「（株）」などと省略せず、「株式会社」と書きましょう。部署名まで分かっている場合は部署名まで記載し、担当者名が分かっている場合は担当者名まで記載します。
敬称の使い分けは以下の通りです。
- 担当者名が分かっている場合：「人事部 ◯◯様」
- 部署宛に送る場合：「人事部御中」
- 担当者名が不明で、採用担当者宛に送る場合：「人事部 採用ご担当者様」
「御中」と「様」を併用することはないので注意しましょう（例：「人事部御中 ◯◯様」は誤りです）。
添え状に自己PRや志望動機を書いても良いですか？
添え状の主な目的は、挨拶と送付物の内容を伝えることです。そのため、自己PRや志望動機を詳細に書く必要はありませんし、むしろ避けるべきです。 これらは履歴書や職務経歴書、面接で伝えるべき内容です。
ただし、本文の中で「貴社の一員として貢献できるよう精一杯努力してまいる所存です」といったように、入社後の抱負を簡潔に一言添える程度であれば問題ありません。 あくまで添え状はビジネス文書としての役割を意識し、簡潔で分かりやすい内容を心がけましょう。
入社書類をメールで送る場合、添え状は必要ですか？
入社書類をメールで送付するよう指示された場合、紙の添え状を別途作成して添付する必要はありません。 メール本文が添え状の役割を果たすからです。
メール本文には、以下の内容を記載しましょう。
- 件名：分かりやすい件名（例：入社書類送付の件／氏名）
- 宛名：会社名、部署名、担当者名
- 挨拶
- 内定へのお礼と入社の意思
- 添付ファイルの内容（書類名とファイル形式）
- 結びの挨拶
- 署名（氏名、連絡先）
メールで送る場合も、郵送と同様に丁寧な言葉遣いを心がけ、誤字脱字がないように注意しましょう。ファイル名は分かりやすいものにし（例：入社承諾書_氏名.pdf）、企業側が管理しやすいように配慮することも大切です。
まとめ
- 入社書類郵送時、添え状はビジネスマナー。
- 添え状は挨拶と送付内容を明確にする役割。
- 手書き・PC作成どちらでも可、指定がなければ。
- 手書きは温かみ、PCは効率性と読みやすさ。
- 手渡しの場合、添え状は基本的に不要。
- 用紙は白無地A4、筆記具は黒ボールペン等。
- 構成：日付、宛名、差出人、頭語結語、時候挨拶、本文、同封書類、結び。
- 封筒は角形2号等の白色、宛名・差出人明記。
- 「入社書類在中」と赤字で記載。
- 書類は添え状を一番上にしクリアファイルへ。
- 誤字脱字厳禁、丁寧な字で簡潔に。
- 提出期限は必ず守る。
- 添え状の日付は投函日または持参日。
- 自己PRや志望動機は添え状に不要。
- メール送付の場合、メール本文が添え状代わり。
