「SharePoint（シェアポイント）って名前は聞くけれど、具体的に何ができるの？」「初心者でも使いこなせるか不安…」と感じている方も多いのではないでしょうか。社内の情報共有やファイル管理に課題を抱えている企業にとって、SharePointは非常に強力なツールです。しかし、多機能ゆえに「どこから手をつければいいのかわからない」と悩む声も少なくありません。
本記事では、SharePointをこれから使い始める初心者の方に向けて、その基本的な機能から具体的な使い方、そして業務で役立つ活用方法までを徹底的に解説します。SharePointの導入を検討している方や、すでに導入済みでさらに使いこなしたいと考えている方は、ぜひ最後までお読みください。
SharePointとは？初心者でもわかる基本の「き」
SharePointは、Microsoft社が提供するクラウド型の情報共有プラットフォームです。社内でファイルや情報の共有を円滑に行うためのサービスであり、共有されたデータはクラウド上に保存されるため、社外からでもアクセスできます。目的に応じてポータルサイトを作成できるため、全社や部門別など範囲を制限した状態での運用も可能です。
単なるファイル共有ツールではなく、ドキュメント管理、ワークフローの自動化、社内ポータルの構築、ナレッジ管理、プロジェクト管理など、多岐にわたる機能を備えています。 Microsoft 365に含まれるサービスの一つであり、他のMicrosoft製品との連携もスムーズに行える点が大きな特徴です。
SharePointでできること
SharePointは、チームや組織の業務効率を高めるための多様な機能を提供しています。主な機能は以下の通りです。
- 社内ポータルサイトの作成: 部署ごとやプロジェクトごとに情報集約の場となるポータルサイトを簡単に作成できます。
- ファイル共有・共同編集: クラウド上でファイルを共有し、複数人で同時に編集することが可能です。変更履歴も自動で保存されます。
- ワークフローの構築: 書類承認やタスクの割り当てなど、定型的な業務プロセスを自動化するワークフローを作成できます。
- 情報の全文検索: サイト内に保存されている情報を強力な検索機能で素早く見つけられます。
- リストの作成・管理: 顧客情報や在庫データなどをExcelのような表形式で一元管理できます。
- アンケートの作成: 社内アンケートを簡単に作成し、集計することも可能です。
- 予定表の作成: チームやプロジェクトのスケジュールを管理する予定表を作成し、共有できます。
- ファイルのバージョン管理: ファイルの変更履歴が自動で保存され、過去のバージョンに復元することも可能です。
- Microsoft製品との連携: Word、Excel、Teams、Outlookなど、他のMicrosoft製品とシームレスに連携し、業務効率を高めます。
SharePointを使うメリット
SharePointを導入することで、企業は様々なメリットを享受できます。特に初心者の方にとって、その利便性は大きな助けとなるでしょう。
まず、Microsoft製品との親和性が高い点が挙げられます。 多くの企業で日常的に使用されているWordやExcelのファイルをSharePoint上で直接確認・編集できるため、スムーズな情報共有が実現します。また、Microsoft Teamsと連携すれば、Teams上でファイルを共有・編集しながらチャットやWeb会議を行えるため、業務効率の改善や業務全体のスピードアップが期待できます。
次に、万全のセキュリティ対策が施されていることも大きなメリットです。 Microsoft社が提供するクラウドサービスは、サイバー攻撃や不正アクセスへの対策、データ漏洩の防止、データ転送時の暗号化など、多層的なセキュリティ対策が講じられています。さらに、ユーザーごとにアクセス権限を細かく設定できるため、機密情報の漏洩リスクを最小限に抑え、安心して利用できるでしょう。
さらに、時間や場所を問わず利用できる点も魅力です。 インターネット接続があれば、外出先や自宅などからいつでもファイルにアクセスして情報の閲覧や編集、更新が可能です。PCだけでなくスマートフォンやタブレット端末からも利用できるマルチデバイス対応のため、リモートワークや外出の多い社員にとって非常に使い勝手が良いでしょう。
最後に、コストを抑えた社内ポータルサイトが構築できることも見逃せません。 プログラミングの知識がなくても、テンプレートを活用して簡単にポータルサイトを作成できるため、専門的な知識や高額な費用をかけずに情報共有基盤を整備できます。
SharePointの基本的な使い方をステップで解説
SharePointを使い始めるのは、思っているよりも簡単です。ここでは、初心者の方が日常業務でよく使う基本的な操作をステップごとに解説します。まずは、SharePointにアクセスし、画面の構成を理解することから始めましょう。
サイトへのアクセスと画面の見方
SharePointを利用するには、まずMicrosoft 365にサインインし、SharePointのアプリを選択します。 Microsoft 365のホーム画面から、左上のアプリ起動ツール（9つの点のようなアイコン）をクリックし、「SharePoint」タイルを選択してください。 これでSharePointのスタート画面が表示されます。
スタート画面では、主に以下の3つのポイントを確認しましょう。
- お知らせ（ニュース）: 人事やシステムからの社内連絡など、組織全体へのお知らせが表示されます。
- よく使うサイト: 頻繁に利用する部署やプロジェクトのサイトが一覧で表示されます。
- 最近見たサイト: 過去にアクセスしたサイトや資料が履歴として表示され、「あの資料どこだっけ？」という時に役立ちます。
これらの情報を確認するだけでも、社内情報の探しやすさが格段に向上します。各サイトにアクセスすると、そのサイトのホーム画面が表示され、ドキュメントライブラリやリスト、ページなどのコンテンツにアクセスできます。
ドキュメントライブラリでファイルを共有する進め方
SharePointの主要な機能の一つが、ファイル共有とドキュメント管理です。ドキュメントライブラリは、SharePoint上でファイルを保管する場所を指します。 ここでは、ファイルのアップロード、共有、共同編集の進め方を見ていきましょう。
ファイルをアップロードするには、共有したいサイトのドキュメントライブラリを開き、「アップロード」ボタンをクリックしてファイルを選択するか、ファイルを直接ドラッグ＆ドロップするだけで完了します。 これにより、ファイルがクラウド上に保存され、チームメンバーがアクセスできるようになります。
ファイルを共有する場合、ファイルを選択して「共有」ボタンをクリックし、共有したいユーザーのメールアドレスを入力して招待メールを送信するか、共有リンクをコピーしてメールやチャットで送る方法があります。 共有時には、閲覧のみ、編集可能など、アクセス権限を細かく設定できるため、セキュリティ面も安心です。
また、SharePointでは複数人でのファイル同時編集が可能です。 WordやExcelなどのファイルを同時に開いて編集しても、バージョンが競合することなく、最新の状態で作業を進められます。変更履歴も自動で保存されるため、誰がいつ、どのように更新したかを明確に把握でき、誤って情報を消してしまった場合でも、過去のバージョンに復元できるので安心です。
リストを活用して情報を管理する進め方
SharePointのリスト機能は、Excelのような表形式で様々なデータを管理するのに役立ちます。顧客情報、在庫データ、タスクリスト、イベント情報など、定型的な情報を一元管理したい場合に非常に便利です。
リストを作成するには、サイトのホーム画面から「新規」を選択し、「リスト」を選びます。 その後、リストの名前や説明を入力し、「作成」をクリックするだけで、新しいリストが作成されます。 リストには、テキスト、数値、日付、選択肢など、様々な種類の列を追加でき、自社の運用に合わせて自由にカスタマイズが可能です。
リストにデータを追加する際は、項目ごとに情報を入力していくだけです。ビューを切り替えたり、フィルターや並べ替えを設定したりすることで、必要なデータだけをすぐに抽出できます。 また、リストもドキュメントライブラリと同様に、ユーザーごとにアクセス権限を細かく設定できるため、特定のデータへの閲覧・編集制限を設けて安全に運用できるでしょう。
チームサイトを作成する進め方
SharePointでは、チームやプロジェクトごとに情報共有や共同作業を行うための「チームサイト」を簡単に作成できます。 チームサイトは、関連するWebページ、ドキュメントライブラリ、リストなどを集約した場所となり、チームメンバー間のコラボレーションを促進します。
チームサイトを作成する進め方は以下の通りです。
- Microsoft 365にサインインし、SharePointのスタートページにアクセスします。
- 画面左上にある「+サイトの作成」をクリックします。
- 「チームサイト」を選択します。 （組織全体への情報発信には「コミュニケーションサイト」を選びます。）
- 新しいサイトの名前を入力します。 サイトの説明やURL、言語などの必要項目も設定しましょう。
- 必要に応じて、サイトメンバーや所有者を追加します。
- 「完了」をクリックすると、数秒で新しいチームサイトが作成され、すぐに利用できるようになります。
サイト作成後は、テンプレートを活用してデザインをカスタマイズしたり、Webパーツを追加して必要な情報を表示したりすることで、より使いやすいサイトに仕上げられます。
SharePointをより便利に使うためのコツ
SharePointは基本的な使い方だけでも十分に便利ですが、いくつかのコツを押さえることで、さらに業務効率を高め、チームの生産性を向上させることができます。ここでは、特に重要な2つのポイントを解説します。
Microsoft 365との連携で効率を高める
SharePointはMicrosoft 365のサービス群の一部であり、他のMicrosoft製品と連携することで、その真価を発揮します。 この連携を最大限に活用することが、効率を高めるための重要なコツです。
例えば、Microsoft TeamsとSharePointを連携させると、Teamsのチャネル内で共有されたファイルが自動的にSharePointのドキュメントライブラリに保存されます。 これにより、TeamsでのリアルタイムなコミュニケーションとSharePointでの体系的なドキュメント管理がシームレスにつながり、情報の散逸を防ぎながら共同作業を進められます。
Web会議中にTeams上でSharePointのファイルを共同編集することも可能です。
また、Outlookと連携すれば、SharePointの予定表をOutlookのスケジュールと同期させることができ、チーム全体のスケジュール管理がよりスムーズになります。 OneDriveとの連携も非常に強力で、OneDriveに保存した個人ファイルをSharePointのドキュメントライブラリに同期させることで、手動でのファイルコピーや保存作業が不要になり、リアルタイムでの情報共有が促進されます。
このように、Microsoft 365の各アプリを連携させることで、日々の業務フロー全体を効率化し、生産性を大きく高めることができるでしょう。
権限設定を理解して安全に利用する
SharePointを安全かつ効率的に利用するためには、適切な権限設定が不可欠です。 誰がどの情報にアクセスし、どのような操作ができるかを細かく制御することで、情報漏洩のリスクを低減し、誤操作を防ぐことができます。
SharePointでは、サイト、ドキュメントライブラリ、リスト、さらにはファイルやフォルダ単位でアクセス権限を設定できます。 主な権限レベルとしては、以下の3つがあります。
- 所有者（Owner）: サイトの設定変更、メンバーの追加・削除、権限の管理など、すべての操作が可能です。サイトの責任者やIT管理者に付与します。
- メンバー（Member）: ファイルのアップロード、編集、削除が可能です。日常的にサイトを利用するチームメンバーに付与します。
- 閲覧者（Visitor）: ファイルの閲覧のみが可能で、編集や削除はできません。情報を参照するだけのユーザーや、他部門のメンバーに付与します。
これらの基本権限に加えて、特定のユーザーやグループに対して個別のアクセス許可を設定することも可能です。 例えば、特定の機密文書には特定のメンバーのみがアクセスできるようにしたり、外部の協力会社とファイルを共有する際には、ダウンロード禁止や編集不可といった制限をかけたりできます。
権限設定は複雑になりがちですが、シンプルかつ適切な設定を心がけることが重要です。 サイトの目的や共有する情報の機密性に応じて、最小限の権限を付与する「最小権限の原則」を意識することで、より安全な情報共有環境を構築できるでしょう。
よくある質問
- SharePointは初心者でも本当に使えますか？
- SharePointは無料で利用できますか？
- 他のファイル共有サービスと何が違うのですか？
- SharePointの導入を検討していますが、何から始めれば良いですか？
- SharePointで作成したサイトは外部の人と共有できますか？
SharePointは初心者でも本当に使えますか？
はい、SharePointは初心者の方でも十分に使いこなせるように設計されています。Microsoft 365に含まれるサービスであり、WordやExcelといった他のMicrosoft製品と同じような直感的な操作感で利用できます。 特に、ファイル共有やサイト作成の基本的な操作は、テンプレートが用意されているため、プログラミング知識がなくても簡単に始められます。
最初は多機能に感じるかもしれませんが、本記事で解説したような基本的な使い方から少しずつ慣れていくことで、業務効率化に大きく貢献する強力なツールとなるでしょう。
SharePointは無料で利用できますか？
SharePoint単体での無料プランは基本的に提供されていません。SharePointは、Microsoft 365のビジネスプランの一部として提供されることがほとんどです。 Microsoft 365のサブスクリプションに含まれているため、WordやExcel、Teamsなどの他のMicrosoft製品と合わせて利用する場合、非常にお得に活用できます。
無料で利用できるクラウドストレージサービスは他にもありますが、SharePointのような高度な情報共有やワークフロー管理機能は、有料プランならではの強みと言えます。
他のファイル共有サービスと何が違うのですか？
SharePointは、Google DriveやBox、Dropboxなどの一般的なクラウドストレージサービスとは異なり、単なるファイル共有に留まらない多機能な情報共有プラットフォームです。 最大の違いは、ファイル共有だけでなく、社内ポータルサイトの構築、ワークフローの自動化、リストによるデータ管理、高度な検索機能などを一体で提供している点です。
また、Microsoft 365とのシームレスな連携により、WordやExcelの共同編集、Teamsとの連携など、既存のMicrosoft製品を活用した業務フローを効率化できる点も大きな特徴です。
SharePointの導入を検討していますが、何から始めれば良いですか？
SharePointの導入を検討する際は、まず自社の情報共有や業務プロセスの課題を明確にすることから始めましょう。どのような情報を共有したいのか、どのような業務を効率化したいのかを具体的に洗い出すことで、SharePointのどの機能を活用すべきかが見えてきます。 次に、Microsoft 365のプランを確認し、自社に最適なライセンスを選択します。
その後、本記事で解説したような基本的なサイト作成やファイル共有の進め方から試してみて、徐々に活用範囲を広げていくのがおすすめです。必要であれば、Microsoft 365専門のコンサルティングサービスを利用することも検討すると良いでしょう。
SharePointで作成したサイトは外部の人と共有できますか？
はい、SharePointで作成したサイトやファイルは、外部のユーザーと安全に共有することが可能です。 外部共有を行うには、まずMicrosoft 365管理センターでSharePointサービスの外部共有設定を有効にする必要があります。 その後、共有したいファイルやサイトを選択し、招待メールを送信するか、共有リンクを発行することで、外部ユーザーにアクセスを許可できます。
共有リンクは期限付きで発行したり、ダウンロード禁止や編集不可といった制限をかけたりすることもできるため、セキュリティを確保しながら外部とのコラボレーションを進められます。
まとめ
- SharePointはMicrosoft社が提供するクラウド型の情報共有プラットフォームです。
- ファイル共有、サイト作成、ワークフロー構築など多機能です。
- Microsoft製品との連携がスムーズで業務効率を高めます。
- 高度なセキュリティ対策とアクセス権限設定が可能です。
- 時間や場所を問わず、マルチデバイスで利用できます。
- プログラミング知識なしでポータルサイトを構築できます。
- サイトへのアクセスはMicrosoft 365から行います。
- ドキュメントライブラリでファイルをアップロード・共有します。
- 複数人でのファイルの同時編集が可能です。
- リスト機能で顧客情報やタスクなどを表形式で管理できます。
- チームサイトはチームやプロジェクトの情報共有に最適です。
- Microsoft Teamsとの連携でコミュニケーションが円滑になります。
- OneDriveとの同期でファイル管理が効率的になります。
- 権限設定はサイト、ライブラリ、ファイル単位で細かく行えます。
- 外部ユーザーとの安全なファイル共有も可能です。
