複数の企業から内定をもらい、嬉しい反面、辞退の連絡をどうすれば良いか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。特に、内定を断る電話は気が重く、相手に失礼がないか、どのように伝えれば良いか不安に感じるものです。しかし、適切なマナーと伝え方を知っていれば、円満に辞退し、次のステップへと気持ちよく進めます。本記事では、内定を断る電話の具体的な方法、マナー、例文、そしてよくある疑問への回答を徹底解説します。誠意ある対応で、あなたのキャリアをスムーズにスタートさせましょう。
内定断る電話はなぜ重要？企業への誠意を示す第一歩
内定辞退の電話は、単に「入社しません」と伝えるだけではありません。これは、あなたが社会人として、企業に対して誠意と敬意を示す大切な機会です。企業は採用活動に多大な時間と労力を費やしており、あなたに内定を出したということは、あなたに大きな期待を寄せている証拠でもあります。そのため、辞退の連絡は、その期待に応えられないことへのお詫びと、選考への感謝を伝える場と捉えましょう。
電話で直接伝えることは、メールよりもあなたの真摯な気持ちが伝わりやすいという利点があります。声のトーンや話し方から、あなたの誠意が相手に届き、良好な関係を保つことにもつながるでしょう。将来、思わぬ形でその企業と関わる可能性もゼロではありません。円満な辞退は、あなたの社会人としての評価を高めることにもつながるのです。
内定辞退は社会人としてのマナー
内定辞退は、就職活動や転職活動において、誰にでも起こりうる状況です。しかし、その伝え方一つで、あなたの印象は大きく変わります。企業は、あなたのために多くの選考プロセスを経て、貴重な時間とコストをかけています。内定辞退の連絡を怠ったり、不適切な方法で伝えたりすることは、社会人として無責任な行動と見なされかねません。誠意をもって丁寧に伝えることが、今後のあなたのキャリア形成においても非常に重要です。たとえ入社しない企業であっても、最後まで礼儀を尽くす姿勢は、あなたの人間性を高めることにつながります。
企業への影響を最小限に抑えるために
あなたが内定を辞退することで、企業は新たな人材を探す必要が生じ、採用活動をやり直すことになります。これは企業にとって、時間的にも金銭的にも大きな負担です。そのため、内定辞退の意思が固まったら、できるだけ早く連絡することが求められます。早期に連絡することで、企業は次の候補者への対応や、採用計画の調整を速やかに進められます。あなたの迅速かつ丁寧な対応が、企業への影響を最小限に抑えることにつながり、結果として双方にとって良い結果をもたらすでしょう。
内定断る電話をかける前の準備リスト
内定辞退の電話は緊張するものです。しかし、事前にしっかりと準備をしておくことで、落ち着いて、そしてスムーズに伝えることができます。準備不足は、言葉に詰まったり、伝えたいことが伝わらなかったりする原因になります。電話をかける前に、以下のリストを参考に、必要な準備を整えましょう。
特に、話す内容をメモにまとめておくことは、本番での不安を大きく軽減するコツです。また、相手の都合を考慮した時間帯を選ぶことも、社会人としての配慮として非常に大切です。これらの準備を怠らず、自信を持って電話に臨みましょう。
連絡するタイミングと時間帯
内定辞退の連絡は、内定の意思が固まり次第、できるだけ早く行うのが鉄則です。企業はあなたの入社に向けて準備を進めているため、連絡が遅れるほど迷惑をかけてしまいます。理想は、内定通知を受け取ってから数日以内、遅くとも回答期限の1週間前までには連絡を済ませましょう。電話をかける時間帯も重要です。一般的に、企業の始業直後（9時～10時）や終業間際（17時以降）、お昼休み（12時～13時）は、担当者が忙しい時間帯であるため避けるのが賢明です。午前中であれば10時～12時、午後であれば14時～16時が、比較的落ち着いて話せる時間帯とされています。これらの時間帯を狙って電話をかけましょう。
伝える内容の整理とメモの作成
電話で内定辞退を伝える際は、話すべき内容を事前に整理し、メモにまとめておくことが非常に有効です。これにより、緊張して言葉に詰まることなく、伝えたいことを漏れなく、簡潔に伝えられます。メモには、以下の項目を記載しておくと良いでしょう。
- 自分の氏名と応募した職種
- 内定をいただいたことへのお礼
- 内定を辞退する意思
- 辞退理由（「一身上の都合により」で問題ありませんが、聞かれた場合に備えて簡潔な理由を用意）
- 選考に時間を割いてくれたことへのお詫びと感謝
- 企業への今後の発展を祈る言葉
これらの項目を箇条書きにして手元に置き、電話中に確認しながら話すことで、落ち着いて対応できます。
連絡先の確認
電話をかける前に、誰に連絡すべきか、その連絡先を正確に確認しておくことも大切です。基本的には、採用担当者、または人事部の担当者宛に電話をかけましょう。内定通知書やこれまでのメールのやり取りに、担当者の氏名や連絡先が記載されているはずです。もし担当者名が不明な場合は、「人事部採用ご担当者様」として電話をかけ、取り次いでもらいましょう。連絡先を間違えたり、担当者ではない人にいきなり辞退の意思を伝えたりするのは失礼にあたります。事前にしっかりと確認し、スムーズな連絡を心がけてください。
内定断る電話のかけ方と会話の流れ【例文付き】
内定辞退の電話は、その会話の流れを事前に把握しておくことで、自信を持って臨めます。ここでは、電話をかける際の導入から、辞退の意思の伝え方、そして電話を切るまでの具体的な会話例とポイントを解説します。例文を参考に、あなた自身の言葉で誠意を伝えられるよう準備しましょう。
特に、感謝の気持ちと、辞退することへのお詫びを丁寧に伝えることが、円満な辞退のコツです。相手の反応に動じることなく、落ち着いて対応することを心がけてください。
電話をかける際の導入
電話がつながったら、まずは自分の氏名と、内定の件で連絡した旨を簡潔に伝えます。担当者が電話に出たら、今話す時間があるかを確認する一言を添えましょう。相手の状況を気遣う姿勢は、良い印象を与えます。
例文：
「お世話になっております。先日、貴社より内定のご連絡をいただきました〇〇大学の〇〇と申します。採用ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？」
（担当者に取り次がれた後）
「△△様、お忙しいところ恐れ入ります。今、少々お時間よろしいでしょうか？」
内定辞退の意思を伝える
相手が話す時間があることを確認したら、内定をいただいたことへのお礼を述べ、その後に辞退の意思をはっきりと伝えます。回りくどい言い方は避け、簡潔かつ明確に伝えることが重要です。
例文：
「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変申し上げにくいことなのですが、慎重に検討させていただいた結果、今回は御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」
辞退理由を伝える際のポイント
辞退理由を尋ねられた場合、「一身上の都合により」と伝えるのが一般的です。具体的な理由を詳細に話す義務はありませんが、もし聞かれた場合に備えて、差し支えのない範囲で簡潔に答えられるよう準備しておきましょう。例えば、「他社で内定をいただき、そちらへの入社を決意いたしました」や「自身のキャリアプランを熟考した結果、別の道に進むことを決定いたしました」などが挙げられます。企業側も、複数の内定を持つ応募者がいることは理解しています。
例文：
（担当者）「差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせいただけますでしょうか？」
（応募者）「はい。就職活動を進める中で、他社からも内定をいただき、自身の適性を考えた結果、そちらの企業に入社することを決めました。」
または、
（応募者）「大変恐縮ですが、一身上の都合により、今回の内定を辞退させていただきたく存じます。」
感謝と謝意を伝える
内定辞退の意思と理由を伝えた後は、選考に時間を割いてくれたことへの感謝と、辞退することへのお詫びを改めて丁寧に伝えましょう。この一言があるかないかで、相手に与える印象は大きく変わります。
例文：
「面接や選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。貴重な機会をいただき、心より感謝申し上げます。」
電話を切る際の注意点
会話の最後に、企業への今後の発展を祈る言葉を添え、丁寧な言葉遣いで電話を切りましょう。最後まで礼儀を尽くすことが、円満な辞退につながります。電話を切るタイミングは、相手が「承知いたしました」などの返答をした後が適切です。
例文：
「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。本日は誠にありがとうございました。失礼いたします。」
シチュエーション別！内定断る電話の対応方法
内定辞退の電話をかける際、予期せぬ状況に遭遇することもあります。採用担当者が不在だったり、すでに内定承諾書を提出してしまっていたり、辞退理由を深く掘り下げて聞かれたりする場合などです。しかし、それぞれの状況に応じた適切な対応を知っていれば、慌てることなく冷静に対処できます。ここでは、よくあるシチュエーション別の対応方法を解説します。
どのような状況でも、誠実な姿勢と丁寧な言葉遣いを忘れないことが、円満な解決へのコツです。事前にこれらの対応方法を頭に入れておくことで、いざという時にも落ち着いて対応できるでしょう。
採用担当者が不在の場合
電話をかけた際に採用担当者が不在だった場合は、無理に他の人に辞退の意思を伝える必要はありません。電話に出た人に、担当者が戻る時間を確認し、改めてかけ直す旨を伝えましょう。その際、「内定の件でご連絡いたしました〇〇です」と要件を簡潔に伝えるだけで十分です。もし、すぐに連絡を取りたい場合は、電話で伝言を依頼するか、改めてメールで連絡を入れることも検討しましょう。ただし、メールを送る際は「先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します」と、事前に電話を試みた旨を伝えるのがマナーです。
内定承諾書提出後に辞退する場合
内定承諾書を提出した後でも、法的には内定を辞退することは可能です。職業選択の自由は憲法で保障されており、企業側が辞退を理由に損害賠償を請求することは、基本的にできません。 しかし、承諾後の辞退は企業にかける迷惑がより大きくなるため、これまで以上に誠心誠意、丁重にお詫びする必要があります。辞退を決めたら、できるだけ早く電話で直接担当者に連絡し、深くお詫びの気持ちを伝えましょう。その後、改めてメールで書面での辞退の意思を伝えることで、より丁寧な対応となります。
辞退理由を深く聞かれた場合
辞退理由を「一身上の都合」と伝えても、企業によってはさらに詳しく理由を尋ねてくることがあります。その場合でも、答えたくない内容であれば無理に話す必要はありません。「大変恐縮ですが、個人的な理由ですので、詳細はお話しできかねます」と丁寧に断っても問題ありません。 もし、差し支えのない範囲で答えられる理由がある場合は、企業への感謝と、自身のキャリアプランや適性を考慮した結果であることを簡潔に伝えましょう。例えば、「他社でより自身のスキルを活かせる機会を見つけたため」といった表現などが考えられます。
内定断る電話で避けたいNG行動
内定辞退の電話は、あなたの社会人としての資質が問われる場面でもあります。良かれと思ってした行動が、かえって企業に不快感を与えてしまうことも少なくありません。ここでは、内定を断る電話で絶対に避けたいNG行動を具体的に解説します。これらの行動を避けることで、最後までプロフェッショナルな対応を貫き、円満な関係を維持できます。
特に、連絡を怠ることは、最も避けるべき行為です。誠実な対応を心がけ、後悔のない辞退をしましょう。
連絡をしない、または遅すぎる
内定辞退の意思が固まっているにもかかわらず、連絡をしない、あるいは連絡が遅すぎるのは、最も避けるべきNG行動です。企業はあなたの入社を前提に、様々な準備を進めています。連絡をしないことは、企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、社会人としての信頼を失う行為です。また、連絡が遅れるほど、企業は次の候補者を探す機会を失い、採用計画に大きな影響を与えてしまいます。辞退を決めたら、どんなに言いにくくても、できるだけ早く、誠意をもって連絡することが大切です。
曖昧な態度や不誠実な理由
内定辞退の電話で、曖昧な態度をとったり、不誠実な理由を伝えたりすることも避けましょう。例えば、「まだ迷っています」といった曖昧な返答や、明らかに嘘だとわかるような理由を伝えることは、相手に不信感を与えてしまいます。企業は、あなたの正直な気持ちを知りたいと考えています。たとえ「一身上の都合」という簡潔な理由であっても、誠実な態度で伝えることが重要です。もし具体的な理由を伝える場合は、相手が納得できるような、差し支えのない範囲の理由を簡潔に述べましょう。
企業への不満を伝える
内定を辞退する理由が、企業の待遇や社風への不満であったとしても、それを直接電話で伝えるのはNGです。企業への不満を伝えることは、相手に不快感を与えるだけでなく、あなたの印象を悪くするだけです。内定辞退の電話は、感謝と謝意を伝える場であり、不満をぶつける場ではありません。どのような理由であれ、あくまで自身のキャリアプランや適性を考慮した結果として辞退する旨を伝え、企業への敬意を忘れないようにしましょう。
よくある質問
- 内定辞退の電話で何て言えばいいですか？
- 内定辞退の電話は何時頃がいいですか？
- 内定辞退の電話で理由を聞かれたらどう答える？
- 内定辞退の電話は誰にかければいいですか？
- 内定辞退は電話とメールどっちがいいですか？
- 内定辞退はいつまでに連絡すればいいですか？
- 内定辞退の電話が繋がらない場合はどうすればいいですか？
- 内定辞退の電話は怖いですか？
内定辞退の電話で何て言えばいいですか？
内定辞退の電話では、まず内定をいただいたことへのお礼を伝え、その後、辞退の意思を明確に伝えます。具体的な例文としては、「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変恐縮ではございますが、検討の結果、今回は御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」といった形が適切です。 続けて、選考に時間を割いてくれたことへのお詫びと感謝の気持ちを伝えましょう。
内定辞退の電話は何時頃がいいですか？
内定辞退の電話は、企業の営業時間内にかけるのが基本です。特に、担当者が比較的落ち着いて対応できる時間帯として、午前10時～12時、または午後14時～16時がおすすめです。 始業直後や終業間際、お昼休みなどの忙しい時間帯は避けましょう。
内定辞退の電話で理由を聞かれたらどう答える？
辞退理由を聞かれた場合、「一身上の都合により」と伝えるのが一般的で、詳細を話す義務はありません。 しかし、もし聞かれた場合に備えて、「他社で内定をいただき、そちらへの入社を決意いたしました」や「自身のキャリアプランを熟考した結果、別の道に進むことを決定いたしました」など、差し支えのない範囲で簡潔な理由を用意しておくとスムーズです。 答えたくない内容であれば、「大変恐縮ですが、個人的な理由ですので、詳細はお話しできかねます」と丁寧に断っても問題ありません。
内定辞退の電話は誰にかければいいですか？
内定辞退の電話は、基本的に採用担当者、または人事部の担当者宛にかけるのがマナーです。 内定通知書やこれまでのメールのやり取りに記載されている担当者名を確認し、その方に直接連絡を取りましょう。担当者名が不明な場合は、人事部に電話をかけ、採用担当者に取り次いでもらってください。
内定辞退は電話とメールどっちがいいですか？
内定辞退の連絡は、電話で直接伝えるのが最も丁寧な方法とされています。 声で直接伝えることで、あなたの誠意や感謝の気持ちがより伝わりやすいためです。 ただし、電話が繋がらない場合や、担当者が不在の場合は、メールで連絡を入れることも可能です。その際も、電話を試みた旨を伝え、改めて電話をかけるか、企業からの連絡を待つ旨を記載しましょう。
内定辞退はいつまでに連絡すればいいですか？
内定辞退の連絡は、内定の意思が固まり次第、できるだけ早く行うのがマナーです。 企業はあなたの入社に向けて準備を進めているため、連絡が遅れるほど迷惑をかけてしまいます。理想は、内定通知を受け取ってから数日以内、遅くとも回答期限の1週間前までには連絡を済ませるように心がけましょう。
内定辞退の電話が繋がらない場合はどうすればいいですか？
内定辞退の電話が繋がらない場合は、まずは時間を改めてかけ直しましょう。それでも繋がらない場合は、電話に出た人に伝言を依頼するか、メールで連絡を入れることを検討してください。メールを送る際は、「先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します」と、事前に電話を試みた旨を伝えるのがマナーです。 メール送信後も、念のため再度電話を試みるなど、確実に辞退の意思が伝わるように努めましょう。
内定辞退の電話は怖いですか？
内定辞退の電話は、心苦しく、怖いと感じる人は少なくありません。 しかし、就職活動や転職活動における内定辞退は、企業側も理解していることです。大切なのは、企業が時間と労力をかけて自分を選んでくれたことへの感謝と、内定を辞退することへのお詫びの気持ちを、なるべく早く、そして確実に伝えることです。 事前に話す内容を整理し、例文を参考に練習しておくことで、不安を軽減し、落ち着いて対応できます。
まとめ
- 内定辞退の電話は社会人としての誠意を示す重要な機会です。
- 企業への影響を最小限に抑えるため、辞退の意思が固まり次第、できるだけ早く連絡しましょう。
- 電話をかける時間帯は、企業の営業時間内で、比較的落ち着いている午前10時～12時、午後14時～16時がおすすめです。
- 電話をかける前に、話す内容を整理し、メモにまとめておくことでスムーズに伝えられます。
- 連絡先は、採用担当者または人事部の担当者を正確に確認しましょう。
- 電話では、内定へのお礼と辞退の意思を簡潔かつ明確に伝えます。
- 辞退理由を聞かれた際は、「一身上の都合」で問題ありませんが、聞かれた場合に備え簡潔な理由を用意しましょう。
- 選考に時間を割いてくれたことへの感謝と、辞退へのお詫びを丁寧に伝えます。
- 電話を切る際は、企業への今後の発展を祈る言葉を添え、最後まで礼儀を尽くしましょう。
- 採用担当者が不在の場合は、時間を改めてかけ直すか、メールで連絡を入れることも検討します。
- 内定承諾書提出後の辞退も可能ですが、より丁寧な対応と深いお詫びが必要です。
- 辞退理由を深く聞かれても、答えたくない内容は無理に話す必要はありません。
- 連絡をしない、または遅すぎることは、最も避けるべきNG行動です。
- 曖昧な態度や不誠実な理由を伝えることは、相手に不信感を与えます。
- 企業への不満を直接伝えることは避け、あくまで自身のキャリアプランを理由にしましょう。
