始末書を提出する際、封筒の書き方やマナーで悩んだ経験はありませんか？「宛名は？」「裏面はどう書くの？」「手渡しと郵送で違いはある？」など、疑問は尽きないものです。始末書は、自身の過ちを認め、反省の意を示す重要な書類。その提出方法一つで、相手に与える印象が大きく変わることもあります。本記事では、始末書の封筒に関するあらゆる疑問を解消し、正しい書き方から提出マナーまで、分かりやすく徹底解説します。この記事を読めば、自信を持って始末書を提出できるようになるでしょう。
始末書の封筒を選ぶ際の基本ポイント
始末書を提出する際、まず悩むのが封筒選びです。どのような封筒を選べば失礼にあたらないのでしょうか。ここでは、始末書に適した封筒の種類、サイズ、色について、基本的なポイントを解説します。適切な封筒を選ぶことは、反省の意を伝える第一歩です。
- 封筒の種類：白無地の縦書き用が基本
- 封筒のサイズ：書類の大きさに合わせる（A4なら長形3号など）
- 封筒の色：白色が原則、茶封筒は避ける
封筒の種類：白無地の縦書き用が基本
始末書を入れる封筒は、白無地の縦書き用を選ぶのが最も一般的で、かつ無難です。郵便番号の枠がない、無地の白い封筒を使用しましょう。キャラクターものや柄付きの封筒は、反省の意を示す場にふさわしくありません。また、始末書は基本的に縦書きで作成するため、封筒も縦書き用のものを選ぶのが自然です。二重封筒である必要はありませんが、中身が透けない程度の厚みのあるものが望ましいでしょう。もし会社に指定の封筒がある場合は、それに従ってください。
市販されている封筒の中では、「長形（なががた）」と呼ばれる縦長の封筒が適しています。特に、A4サイズの書類を三つ折りにして入れるのに適した「長形3号（なががたさんごう）」や、B5サイズの書類を三つ折りまたは四つ折りにして入れるのに適した「長形4号（なががたよんごう）」がよく用いられます。書類のサイズに合わせて選びましょう。
封筒のサイズ：書類の大きさに合わせる（A4なら長形3号など）
封筒のサイズは、中に入れる始末書の用紙サイズに合わせて選びます。一般的に、始末書はA4サイズで作成されることが多いです。A4サイズの用紙を三つ折りにして封入する場合、長形3号（120mm × 235mm）の封筒が最適です。B5サイズの用紙であれば、三つ折りまたは四つ折りにして長形4号（90mm × 205mm）の封筒に入れるのが一般的です。書類を折らずに提出する場合は、A4サイズなら角形2号（かくがたにごう）、B5サイズなら角形3号（かくがたさんごう）を選びますが、始末書の場合は三つ折りにして長形の封筒に入れるのがマナーとされています。
封筒が小さすぎると書類を無理に折りたたむことになり、見栄えが悪くなります。逆に大きすぎても不格好です。書類をきれいに、かつコンパクトに収められるサイズの封筒を選びましょう。文具店などで実際に書類のサイズと照らし合わせながら選ぶと間違いありません。
封筒の色：白色が原則、茶封筒は避ける
始末書を入れる封筒の色は、白色が原則です。白色はフォーマルな場面に適しており、誠意や反省の気持ちを伝えるのにふさわしい色とされています。茶封筒は事務的な用途で使われることが多く、始末書のような改まった書類には不向きです。また、色付きの封筒や柄物の封筒は、相手に軽薄な印象を与えかねないため避けましょう。慶事用の華やかな封筒も場違いです。
万が一、白色の封筒が手元にない場合でも、コンビニエンスストアや文具店で容易に入手できます。始末書は内容だけでなく、提出する際の見た目も重要であることを意識し、必ず白色の封筒を用意するようにしてください。
【図解】始末書の封筒の書き方：表面
封筒を選んだら、次は表面の書き方です。宛名や会社名、部署名、役職名など、正確に丁寧に書くことが求められます。ここでは、始末書の封筒の表面に何を書くべきか、そしてどのように書くべきかを具体的に解説します。書き損じがないよう、慎重に進めましょう。
- 宛名の書き方：会社名・部署名・役職名・氏名・様
- 「親展」や「始末書在中」は必要？
- 筆記用具は何を使う？：黒のボールペンか万年筆
宛名の書き方：会社名・部署名・役職名・氏名・様
封筒の表面には、提出先の情報を正確に記載します。まず、封筒の右側に提出先の会社名を正式名称で書きます。「株式会社」を「(株)」などと略さず、きちんと記載しましょう。会社名に続けて、部署名、役職名、そして氏名を書きます。氏名は会社名や部署名よりも少し大きめの文字で、中央に配置するとバランスが良いです。氏名の下には敬称として「様」をつけます。役職名に「様」をつけるのは誤りなので注意が必要です（例：代表取締役社長 山田太郎様）。
文字の大きさや配置にも気を配りましょう。全体のバランスを見て、読みやすいように丁寧に書くことが大切です。特に宛名は相手に対する敬意を表す部分なので、誤字脱字がないように細心の注意を払ってください。もし書き損じてしまった場合は、修正液や修正テープは使用せず、新しい封筒に書き直すのがマナーです。
「親展」や「始末書在中」は必要？
始末書を封筒に入れて提出する場合、「始末書在中」と記載するのが一般的です。これは、封筒を開封する前に中身が重要な書類であることを示し、他の郵便物と区別してもらうための配慮です。記載する場所は、封筒表面の左下です。縦書きで「始末書在中」と書き、四角で囲むとより丁寧な印象になります。文字の色は、宛名と同じ黒色で問題ありませんが、赤字で記載するケースも見られます。ただし、赤字は目立ちすぎるという意見もあるため、黒字が無難でしょう。会社の慣習があればそれに従ってください。
「親展」は、「宛名本人に開封してほしい」という意味で使われます。始末書は通常、直属の上司や人事担当者など、特定の人物に提出するため、「親展」と記載することも適切です。記載する場合は、宛名の左脇（氏名の左下あたり）に小さめに書きます。「始末書在中」と併記しても問題ありません。
筆記用具は何を使う？：黒のボールペンか万年筆
始末書の封筒を書く際の筆記用具は、黒色のボールペンまたは万年筆を使用するのがマナーです。鉛筆やシャープペンシルは、文字が消えやすく、また正式な書類には不向きです。サインペンや筆ペンも、文字が太すぎたり、にじんだりする可能性があるため、避けた方が無難でしょう。ただし、毛筆で丁寧に書くのであれば問題ありませんが、慣れていない場合はボールペンか万年筆を選びましょう。
ボールペンの場合は、油性・水性どちらでも構いませんが、にじみにくいものを選びましょう。インクの色は必ず黒色です。青色やその他の色のインクは使用しないでください。文字の太さも、細すぎず太すぎない、読みやすいものを選びましょう。丁寧に、心を込めて書くことが何よりも大切です。
【図解】始末書の封筒の書き方：裏面
封筒の表面を書き終えたら、次は裏面です。裏面には差出人の情報を記載し、封をします。ここでも守るべきマナーがあります。最後まで気を抜かずに、丁寧に仕上げましょう。ここでは、始末書の封筒の裏面の書き方と封じ方について解説します。
- 差出人の書き方：自分の部署名・氏名
- 封字「〆」「封」「緘」のどれを使う？
- 封筒の閉じ方：のり付けが基本
差出人の書き方：自分の部署名・氏名
封筒の裏面には、差出人である自分の情報を記載します。記載する場所は、封筒の左下です。まず、自分の所属する部署名を正式名称で書きます。その左隣、または下段に自分の氏名をフルネームで記載します。住所や郵便番号は、社内で手渡しする場合は省略しても構いませんが、郵送する場合は必ず記載しましょう。手渡しの場合でも、誰からの提出物か明確にするために、部署名と氏名は必須です。
文字の大きさは、表面の宛名よりも少し小さめに書くとバランスが取れます。差出人情報も、正確かつ丁寧に書くことが重要です。誰が提出したのかが一目で分かるように、読みやすい字で記載しましょう。提出日を記載する場合は、差出人情報の左上あたりに漢数字で縦書きします（例：令和五年五月二十九日）。
封字「〆」「封」「緘」のどれを使う？
封筒を閉じた後、封じ目に書く文字を「封字（ふうじ）」と言います。封字には、「〆」「封」「緘」などがあります。始末書のような重要書類の場合、「〆」または「緘（かん）」を使用するのが一般的です。「〆」は「締」の略字で、広く使われています。「緘」は「封をする」「閉じる」という意味があり、よりかしこまった印象を与えます。どちらを使用してもマナー違反ではありませんが、迷ったら「〆」が無難でしょう。「封」という字も使われますが、「〆」や「緘」の方がより丁寧とされています。
封字は、封筒の閉じ合わせ部分の中央に、黒色のボールペンや万年筆で書きます。剥がれないようにしっかりと封をした上で、丁寧に記載しましょう。封字は、未開封であることを示す役割も担っています。
封筒の閉じ方：のり付けが基本
始末書を入れた封筒を閉じる際は、のりを使用するのが基本です。セロハンテープやホッチキスで留めるのは、ビジネスマナーとして適切ではありません。セロハンテープは剥がれやすく、見た目も美しくありません。ホッチキスは、開封時に手間がかかるだけでなく、他の書類を傷つけてしまう可能性もあります。液体のりやスティックのり、テープのりなど、種類は問いませんが、封筒が汚れたり、シワになったりしないように丁寧に塗りましょう。
のり付けした後は、しっかりと圧着し、剥がれないように確認します。封筒のフラップ（フタの部分）がきちんと接着されているかを確認してから、封字を書きましょう。細部まで気を配ることが、反省の意を伝える上で大切です。
始末書の封筒への入れ方と提出マナー
封筒の準備ができたら、次は始末書の入れ方と提出方法です。書類の折り方から封筒への入れ方、そして手渡しや郵送の際のマナーまで、細かく見ていきましょう。相手に失礼のないよう、最後まで丁寧な対応を心がけることが重要です。
- 始末書の折り方：三つ折りが一般的
- 封筒への入れ方：向きに注意
- 手渡しの場合のマナー
- 郵送する場合の注意点（添え状など）
始末書の折り方：三つ折りが一般的
始末書の用紙は、三つ折りにして封筒に入れるのが一般的です。A4サイズの用紙の場合、まず下から1/3を上に折り上げ、次に上から残りの1/3を下に折り重ねます。こうすることで、開封したときに書き出しの部分が最初に見えるようになります。折り目をつける際は、定規などを使ってまっすぐに、きれいに折るように心がけましょう。雑な折り方は、反省の気持ちが薄いと受け取られかねません。
四つ折りにする場合もありますが、三つ折りの方がより丁寧な印象を与えます。特に指定がない場合は、三つ折りにしておけば間違いありません。折り方が分からない場合は、インターネットなどで図解を確認しながら行うと良いでしょう。
封筒への入れ方：向きに注意
三つ折りにした始末書を封筒に入れる際にも、向きに注意が必要です。封筒の表面から見て、始末書の書き出し部分（冒頭の「始末書」というタイトルなど）が封筒の裏側の上部にくるように入れます。つまり、開封した人が封筒から書類を取り出したときに、すぐに本文を読み始められる向きにするのがマナーです。具体的には、折りたたんだ書類の右上の角が、封筒の裏から見て右上にくるように入れます。
この入れ方は、相手への配慮を示すものです。細かい点ですが、こうした気配りが誠意を伝える上で重要になります。入れる前に一度、向きを確認してから封入するようにしましょう。
手渡しの場合のマナー
始末書を手渡しする場合は、封筒のまま直接渡すのではなく、袱紗（ふくさ）に包んで持参するのが最も丁寧な方法です。ただし、袱紗がない場合は、封筒が汚れたり折れたりしないように、クリアファイルなどに入れて持参し、渡す直前に取り出しましょう。渡す際は、相手が読みやすい向き（相手から見て正面になる向き）にして、両手で差し出します。その際、「この度は大変申し訳ございませんでした。こちらが始末書でございます」といった謝罪の言葉を添えるのがマナーです。
上司のデスクに勝手に置いたり、他の書類に紛れ込ませたりするのは厳禁です。必ず相手に直接手渡し、誠意をもって謝罪の言葉を伝えましょう。提出するタイミングも重要です。相手の都合の良い時間を確認し、業務の邪魔にならないように配慮しましょう。
郵送する場合の注意点（添え状など）
始末書を郵送で提出する場合は、必ず添え状（送付状）を同封します。添え状には、誰から誰宛に、何を送ったのかを明記し、簡単な挨拶と謝罪の言葉を添えます。始末書本体だけを送りつけるのは失礼にあたります。添え状は、始末書の上に重ねて封筒に入れます。封筒の宛名書きや切手料金にも注意が必要です。料金不足で返送されたり、相手に不足分を支払わせたりすることがないように、事前に郵便局で確認するか、少し多めの切手を貼っておくと安心です。
郵送方法は、普通郵便でも問題ありませんが、配達記録が残る簡易書留や特定記録郵便を利用すると、より確実に相手に届いたことを確認できます。ただし、会社から特に指示がない場合は、普通郵便で十分です。郵送する場合でも、できるだけ早く提出するように心がけましょう。
始末書の封筒に関するNG例と注意点
始末書の封筒に関しては、知らずにやってしまいがちなNG例や、特に注意すべき点があります。ここでは、修正方法や書き損じた場合の対処法など、具体的な注意点を解説します。最後まで気を抜かず、マナーを守った対応を心がけましょう。
- 修正液や修正テープの使用はNG
- 書き損じた場合の対処法
- 封筒が汚れてしまった場合
- その他、気を付けるべきこと
修正液や修正テープの使用はNG
始末書の封筒に宛名などを書く際に書き損じてしまった場合、修正液や修正テープを使用するのは絶対に避けましょう。修正液や修正テープの使用は、反省の意を示すべき始末書において、非常に失礼な行為と見なされます。見た目も悪く、誠意が感じられません。これは封筒だけでなく、始末書本体についても同様です。
もし書き損じてしまった場合は、面倒でも新しい封筒を用意し、最初から書き直すのが正しいマナーです。始末書は、自身の過ちを認め、謝罪するための重要な書類であることを常に意識し、細心の注意を払って作成・準備するようにしましょう。
書き損じた場合の対処法
前述の通り、始末書の封筒を書き損じた場合は、新しい封筒に書き直すのが唯一の正しい対処法です。二重線で消して訂正印を押すといった方法も、始末書のような正式な書類にはふさわしくありません。手間を惜しまず、きれいな状態の封筒で提出することが重要です。
書き損じを防ぐためには、いきなり封筒に書くのではなく、別の紙に下書きをして練習したり、鉛筆で薄く下書きをしてから清書したりする（後で消しゴムで消す）といった方法も有効です。ただし、鉛筆の下書きを消す際は、封筒を汚さないように注意が必要です。最も確実なのは、集中して丁寧に書くことです。
封筒が汚れてしまった場合
書き上げた封筒が、インクのにじみや手垢などで汚れてしまった場合も、書き損じと同様に新しい封筒に書き直しましょう。汚れた封筒で提出するのは、相手に対して失礼にあたります。せっかく丁寧に書いたとしても、汚れがあると誠意が伝わりにくくなってしまいます。
始末書を準備する際は、作業する机の上をきれいにし、手が汚れていないか確認するなど、細心の注意を払いましょう。万が一汚してしまった場合に備えて、予備の封筒をいくつか用意しておくと安心です。
その他、気を付けるべきこと
その他、始末書の封筒に関して気を付けるべきこととして、以下の点が挙げられます。
- キャラクターものの封筒や便箋は使用しない：言うまでもありませんが、TPOをわきまえましょう。
- 香りのついた封筒や便箋は避ける：反省の場にふさわしくありません。
- 封筒の口をセロハンテープで留めない：必ずのりを使用しましょう。
- 宛名や差出人の文字が小さすぎたり、大きすぎたりしないように注意する：バランスが重要です。
- 提出期限を守る：速やかに提出することが求められます。遅れる場合は必ず連絡を入れましょう。
これらの点に注意し、相手に誠意が伝わるように、最後まで丁寧に対応することが大切です。
よくある質問
ここでは、始末書の封筒に関して多くの方が疑問に思う点をQ&A形式でまとめました。細かな疑問も解消して、安心して始末書を提出しましょう。
Q1: 始末書に封筒は必須ですか？
A1: はい、原則として始末書は封筒に入れて提出するのがマナーです。裸のまま提出するのは、相手に対して失礼にあたります。封筒に入れることで、書類の汚れを防ぎ、また内容が他人の目に触れるのを避ける意味合いもあります。会社によっては、封筒なしで直接手渡しするよう指示がある場合もありますが、特に指示がなければ必ず封筒に入れましょう。
Q2: 封筒の宛名は手書きが良いですか？パソコン作成でも良いですか？
A2: 始末書の封筒の宛名は、手書きが基本です。手書きの方が、より丁寧で誠意が伝わるとされています。パソコンで作成した宛名シールを貼るのは、事務的な印象を与え、反省の気持ちが薄いと受け取られる可能性があります。字に自信がない場合でも、丁寧に心を込めて書けば問題ありません。どうしてもパソコンを使用したい場合は、会社に確認を取るのが無難です。
Q3: 「始末書在中」は赤字で書くべきですか？
A3: 「始末書在中」の文字の色は、黒字でも赤字でもどちらでも構いません。一般的には黒字で書かれることが多いですが、重要書類であることを目立たせるために赤字で書くこともあります。ただし、赤字は目立ちすぎる、威圧的に感じるという意見もあるため、迷ったら黒字で書くのが無難でしょう。会社の慣習があればそれに従ってください。いずれにしても、丁寧に記載することが重要です。
Q4: 封筒の封はのり付け以外（セロハンテープなど）でも良いですか？
A4: いいえ、封筒の封は必ずのり付けで行いましょう。セロハンテープやホッチキスで留めるのはマナー違反です。セロハンテープは剥がれやすく、見た目も良くありません。ホッチキスは開封しにくく、他の書類を傷つける可能性もあります。液体のり、スティックのり、テープのりなど、種類は問いませんが、きれいに封をしましょう。
Q5: 提出期限はありますか？
A5: 始末書の提出期限は、会社や事案によって異なりますが、一般的には速やかに提出することが求められます。通常、問題が発生してから1週間以内、あるいは上司から指示された期日までに提出するのが目安です。遅れる場合は、必ず事前に上司に連絡し、理由と提出予定日を伝えましょう。無断で遅れるのは厳禁です。
Q6: 始末書を提出する際の服装は？
A6: 始末書を提出する際の服装は、特に厳格な決まりはありませんが、派手な服装やカジュアルすぎる服装は避け、清潔感のある落ち着いた服装を心がけましょう。スーツやオフィスカジュアルが無難です。反省の意を示す場であることを意識し、相手に不快感を与えない服装を選びましょう。
Q7: 始末書を郵送する場合、切手代はいくらですか？
A7: 始末書を郵送する場合の切手代は、封筒のサイズや重さによって異なります。A4用紙1～2枚を三つ折りにして長形3号封筒に入れた場合、定形郵便物として扱われ、25g以内であれば84円、50g以内であれば94円です（2024年5月現在の料金）。念のため、郵便局の窓口で重さを測ってもらうか、少し多めの金額の切手を貼っておくと安心です。料金不足で返送されたり、相手に迷惑をかけたりしないように注意しましょう。
Q8: 始末書の封筒はどこで買えますか？
A8: 始末書に適した白無地の縦書き用封筒は、文具店、100円ショップ、コンビニエンスストア、スーパーマーケットの文具コーナー、オンラインストアなどで購入できます。特に長形3号や長形4号の白い封筒は、一般的なサイズなので比較的どこでも手に入りやすいでしょう。購入する際は、中身が透けない程度の厚みがあるか、郵便番号枠がないかなどを確認しましょう。
まとめ
- 始末書の封筒は白無地の縦書き用を選ぶ。
- 封筒サイズは書類に合わせ、A4なら長形3号。
- 封筒の色は白色が原則、茶封筒はNG。
- 表面宛名は会社名・部署名・役職名・氏名・様を正確に。
- 「始末書在中」は表面左下に記載、黒字が無難。
- 筆記用具は黒のボールペンか万年筆を使用。
- 裏面には自分の部署名・氏名を記載。
- 封字は「〆」または「緘」を使用。
- 封筒は必ずのり付けで閉じる。
- 始末書は三つ折りにし、向きに注意して封入。
- 手渡しは相手の正面に向け両手で、謝罪の言葉を添える。
- 郵送の場合は添え状を同封する。
- 修正液・テープの使用は厳禁、書き損じは書き直し。
- 汚れた封筒も新しいものに交換する。
- 提出期限を守り、速やかに提出する。
