退職を決意し、いざ退職届を提出する段階になると、「郵送する場合、添え状は本当にいらないのだろうか？」と疑問に思う方も少なくないでしょう。特にビジネスマナーとしてどうなのか、会社に失礼にあたらないかなど、不安は尽きません。本記事では、長年多くの退職者を見てきた専門家の視点から、退職届の郵送における添え状の必要性について、「いらない」と言われる具体的な理由、そして添え状なしで郵送する場合の正しいマナー、さらには円満退職を実現するためのポイントまで、詳しく解説していきます。この記事を読めば、あなたの疑問や不安は解消されるはずです。
退職届の郵送に添え状は本当にいらない？まずは結論から
退職届を郵送する際、多くの人が悩むのが「添え状は必要なのか？」という点です。インターネットで検索しても、意見が分かれていて混乱することもあるでしょう。ここではまず、結論から明確にお伝えします。
退職の意思を伝える大切な書類だからこそ、マナー違反は避けたいもの。しかし、過剰に心配する必要はありません。大切なのは、会社の規定や慣習を理解し、相手に失礼のない形で手続きを進めることです。
なぜ退職届の郵送に添え状がいらないと言われるのか？主な理由
「退職届の郵送に添え状はいらない」と言われるのには、いくつかの明確な理由があります。これらの理由を理解することで、安心して添え状なしで退職届を郵送できるようになるでしょう。
理由1：退職届自体が正式な意思表示の書類だから
退職届は、それ自体が「退職の意思を会社に正式に伝えるための書類」です。法的な効力を持つ重要な文書であり、会社側もその内容をもって退職手続きを進めます。そのため、別途添え状で「退職届を送ります」という旨を伝える必要性は低いと考えられています。手紙や荷物を送る際に、中身が何か、誰から誰宛かを明確にするために添え状が用いられることがありますが、退職届の場合は、封筒の宛名や差出人、そして中身である退職届そのものが全てを語っていると言えるでしょう。過度に形式張る必要はないのです。
理由2：会社側も事務的な手続きとして処理するため
会社にとって、従業員の退職は日常的な業務の一つです。退職届が届けば、人事部や総務部などが粛々と退職手続きを進めます。多くの場合、添え状の有無が退職手続きのスムーズさや可否に影響することはほとんどありません。もちろん、丁寧な印象を与えることはあるかもしれませんが、それがなければ失礼にあたる、あるいは手続きに支障が出るということは考えにくいでしょう。会社側は、退職届に記載された退職日や署名など、必要な情報を確認し、それに従って処理を行います。添え状に特別なメッセージが書かれていたとしても、それが事務処理に直接関わることは稀です。
理由3：添え状がなくても法的には何ら問題ないから
労働基準法や民法など、関連する法律において、退職届の提出方法に添え状を義務付ける規定は一切ありません。退職の意思表示は、口頭でも有効とされるほどです（ただし、後のトラブルを避けるために書面での提出が一般的です）。つまり、添え状がないからといって、退職の意思表示が無効になったり、法的な不備を問われたりすることはありません。重要なのは、退職の意思が明確に会社に伝わることであり、その手段として退職届が適切に提出されていれば、法的には十分なのです。安心して、添え状なしで提出することを検討してください。
「添え状はいらない」と割り切れない場合の考え方
上記で添え状が原則不要である理由を説明しましたが、それでも「本当に大丈夫だろうか」「お世話になった会社だから、少しでも丁寧にしたい」と感じる方もいるかもしれません。そのような場合は、ご自身の気持ちを優先しても問題ありません。
例えば、長年勤めた会社で、特にお世話になった上司や部署に感謝の気持ちを伝えたい場合、あるいは社風として形式を重んじる傾向がある場合などは、短いメッセージを添えることで、より円満な退職につながる可能性も否定できません。ただし、その場合でも長文である必要はなく、簡潔に感謝の意を示す程度で十分でしょう。重要なのは、添え状が「必須ではない」ということを理解した上で、ご自身の判断で対応することです。
添え状なしで退職届を郵送する場合の完全マニュアル【これで安心】
添え状が不要だとしても、退職届を郵送する際には守るべきマナーがあります。相手に失礼な印象を与えず、スムーズに手続きを進めるためのポイントを解説します。これらのマナーを守れば、添え状がなくても全く問題ありません。本章で解説する主な内容は以下の通りです。
- 封筒の選び方：色・サイズ・材質
- 宛名の正しい書き方：会社宛・部署宛・個人宛
- 退職届の正しい折り方と封入方法
- 最適な郵送方法の選び方と比較（普通郵便・特定記録・簡易書留）
- 切手代はいくら？料金不足に注意
- 郵送するタイミング：いつ送るのがベスト？
封筒の選び方：色・サイズ・材質で印象が変わる？
退職届を郵送する際の封筒選びは、第一印象を左右する重要なポイントです。まず、色は白無地のものを選びましょう。茶封筒は事務的な用途で使われることが多く、改まった書類には不向きとされています。サイズは、退職届の用紙サイズに合わせて選びます。一般的にA4サイズの用紙を三つ折りにして入れる場合は「長形3号（なががたさんごう）」、B5サイズの用紙を三つ折りにして入れる場合は「長形4号（なががたよんごう）」が適しています。退職届を折らずに入れる場合は、A4なら「角形2号（かくがたにごう）」、B5なら「角形3号（かくがたさんごう）」となりますが、郵送の場合は三つ折りが一般的です。
材質については、中身が透けないように、ある程度厚みのある上質な紙質のものが望ましいです。郵便番号の枠がない無地の封筒を選ぶと、より丁寧な印象になります。100円ショップなどで手軽に購入できますが、あまりに安価なものは避け、しっかりとした作りのものを選びましょう。
宛名の正しい書き方：会社宛・部署宛・個人宛で注意点は？
宛名の書き方は、誰に退職届を提出すべきかによって異なります。基本的には、会社の代表者（社長など）宛に書くのが正式です。その場合、表面中央に会社名、改行して代表者の役職と氏名をフルネームで記載し、敬称は「様」をつけます。例えば「株式会社〇〇 代表取締役社長 △△ △△ 様」のように書きます。会社名は略さず、正式名称で記載しましょう。「(株)」などもNGです。
直属の上司や人事部長宛に送るよう指示されている場合は、その指示に従います。部署宛の場合は「〇〇株式会社 人事部 御中」、個人宛の場合は「〇〇株式会社 人事部 部長 △△ △△ 様」のように記載します。「御中」と「様」は併用しないように注意が必要です。部署内の特定の人に宛てる場合は役職と氏名を書き「様」をつけ、部署全体に宛てる場合は部署名の後に「御中」とします。
裏面には、左下に自分の住所、氏名を記載します。封をしたら「〆」マークを記入するのが一般的です。これらの記載は、黒のボールペンまたは万年筆を使用し、楷書で丁寧に書きましょう。
退職届の正しい折り方と封入方法：クリアファイルは必要？
退職届の用紙は、一般的にA4またはB5サイズを使用し、三つ折りにして封筒に入れます。折り方は、まず下から1/3を折り上げ、次に上から残りの1/3を折り重ねる「巻き三つ折り」が基本です。文字が書かれた面が内側になるように折ります。封筒に入れる際は、折りたたんだ退職届の右上が封筒の裏側から見て右上に来るように（封筒の表面から見ると左上）入れるのがマナーとされています。これは、受け取った相手が封筒から取り出した際に、書き出しの部分が最初に見えるようにするためです。
退職届が汚れたり折れたりするのを防ぐために、クリアファイルに入れてから封筒に入れるとより丁寧な印象になります。必須ではありませんが、大切な書類ですので、配慮として行うのは良いでしょう。クリアファイルは無色透明の新品を使用してください。封筒に入れる書類は、退職届のみで問題ありません。もし会社から返却物（健康保険証、社員証など）の同封を指示されている場合は、それらも丁寧に入れましょう。
最適な郵送方法の選び方と比較：普通郵便・特定記録・簡易書留のどれがいい？
退職届は非常に重要な書類ですので、確実に会社に届いたことを確認できる郵送方法を選ぶのが賢明です。主な選択肢としては、「普通郵便」「特定記録郵便」「簡易書留」があります。
- 普通郵便：最も安価ですが、追跡サービスがなく、配達の記録も残りません。万が一の郵便事故の際に証明が難しいため、退職届の郵送にはあまり推奨されません。
- 特定記録郵便：郵便物の引き受けを記録してくれるサービスです。追跡サービスで配達状況を確認できますが、受取時のサインは不要で、郵便受けへの投函となります。普通郵便よりは安心感があります。
- 簡易書留：引き受けから配達までの過程を記録し、受取時には受領印または署名が必要です。万が一、郵便物が届かなかったり破損したりした場合の損害賠償（実損額5万円まで）も付いています。退職届の郵送には、この簡易書留が最も確実で推奨される方法です。
料金は、普通郵便 ＜ 特定記録郵便 ＜ 簡易書留 の順に高くなりますが、数百円の違いです。後々のトラブルを避けるためにも、簡易書留で送ることを強くおすすめします。内容証明郵便で送るという方法もありますが、これは相手に強いプレッシャーを与える可能性があり、円満退職を目指す場合には通常は用いません。
切手代はいくら？料金不足は絶対に避けるべき
郵送する際には、切手代が不足しないように細心の注意を払いましょう。料金不足で返送されてしまうと、提出期限に間に合わなくなる可能性がありますし、会社側に不足分を支払わせてしまうのは非常に失礼にあたります。封筒のサイズや重さ、郵送方法（普通郵便、特定記録、簡易書留など）によって料金が異なります。
例えば、長形3号封筒（定形郵便物）で25g以内であれば、普通郵便で84円（2024年5月現在）です。これに特定記録を付ける場合はプラス160円、簡易書留ならプラス350円（2024年5月現在）となります。クリアファイルに入れると重さが変わる可能性もあるため、郵便局の窓口で正確な料金を計測してもらい、その場で支払うのが最も確実です。窓口で「簡易書留でお願いします」と伝えれば、適切な手続きと料金計算をしてもらえます。記念切手やキャラクターものの切手は避け、通常の普通切手を使用するのが無難です。
郵送するタイミング：退職届はいつまでに送るのがベスト？
退職届を郵送するタイミングは、会社の就業規則で定められた退職届の提出期限から逆算して、余裕をもって送ることが重要です。一般的には、退職希望日の1ヶ月前まで、あるいは2週間前までと規定されていることが多いです。まずはご自身の会社の就業規則を確認しましょう。
郵送にかかる日数を考慮し、期限に間に合うように発送します。例えば、提出期限が「退職日の1ヶ月前必着」であれば、配達日数（通常1～3日程度、地域による）と、万が一の遅延や再送の可能性も考えて、期限の数日前には発送手続きを完了しておきたいところです。退職の意思を直属の上司に伝えた後、正式な手続きとして郵送するのが一般的な流れです。事前に口頭で伝えていれば、会社側も退職届が送られてくることを把握しているため、スムーズに受け取ってもらえるでしょう。週末や祝日を挟む場合は、その分も考慮して早めに準備を進めましょう。
それでも退職届に添え状を同封したい！メリット・デメリットと書き方例文
原則として退職届の郵送に添え状は不要ですが、「やはり感謝の気持ちを伝えたい」「会社の慣習で添え状があった方が無難だと感じる」といった理由で、添え状を同封したいと考える方もいらっしゃるでしょう。ここでは、添え状を同封する場合のメリット・デメリット、そして基本的な書き方と例文を紹介します。添え状を書くかどうかの最終判断は、ご自身の状況や気持ちに合わせて行いましょう。本章で解説する主な内容は以下の通りです。
- 添え状を同封するメリットとは？
- 添え状を同封するデメリットや注意点
- 【例文付き】退職届の添え状の基本的な書き方（手書き・パソコン）
添え状を同封するメリット：丁寧な印象で円満退職へ
退職届に添え状を同封する最大のメリットは、会社に対してより丁寧な印象を与えられる可能性があることです。特に長年お世話になった会社や、上司・同僚との関係が良好だった場合、感謝の気持ちや退職に至る経緯（簡潔に）を伝えることで、円満な退職を後押ししてくれるかもしれません。また、企業文化によっては、形式を重んじる風土がある場合も考えられます。そのような環境では、添え状があることで「礼儀をわきまえている」と好意的に受け取られることもあります。
添え状は、退職届という事務的な書類だけでは伝えきれない、個人的な感謝の念や、会社への配慮を示す手段となり得ます。「立つ鳥跡を濁さず」という言葉があるように、最後まで誠意ある対応を心がける姿勢は、社会人として大切なことです。ただし、あくまでも「必須ではない」という前提のもと、自己満足に終わらないよう、相手に負担を感じさせない簡潔な内容に留めることが肝心です。
添え状を同封するデメリットや注意点：手間と内容のバランス
一方で、添え状を同封することにはいくつかのデメリットや注意点も存在します。まず、作成に手間と時間がかかるという点です。退職準備で忙しい中、時候の挨拶や頭語・結語など、形式に沿った文章を考えるのは負担になるかもしれません。また、内容によっては、かえって相手に気を遣わせたり、冗長な印象を与えたりする可能性もあります。特に、退職理由について詳細に書きすぎたり、不平不満を綴ったりするのは絶対に避けるべきです。
添え状はあくまで「添える」ものであり、主役は退職届です。感謝の気持ちを伝える程度に留め、簡潔で前向きな内容を心がけましょう。また、手書きにするかパソコンで作成するかという点も考慮が必要です。手書きの方が温かみが伝わるという意見もありますが、字に自信がない場合や、正式な書類として整った形にしたい場合は、パソコンで作成しても問題ありません。いずれにしても、誤字脱字がないように細心の注意を払いましょう。
【例文付き】退職届の添え状の基本的な書き方（手書き・パソコン）
もし添え状を同封すると決めた場合、どのような内容で、どのように書けば良いのでしょうか。ここでは、退職届に添える添え状の基本的な構成要素と、一般的な例文を紹介します。手書きでもパソコン作成でも、以下のポイントを押さえておけば失礼にはあたりません。
添え状の構成要素
一般的なビジネス文書の添え状と同様に、以下の要素で構成されます。
- 頭語：拝啓、謹啓など。
- 時候の挨拶：季節に合わせた挨拶文。「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」など、季節を問わないものも便利です。
- 本文：退職届を同封した旨、在職中のお礼などを簡潔に記載します。「この度、一身上の都合により退職させていただきたく、退職届を同封いたしました。在職中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。」といった内容です。
- 結びの挨拶：今後の発展を祈る言葉など。「末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。」など。
- 結語：敬具、謹白など。頭語と対になるものを選びます。
- 日付：提出する年月日を記載します。
- 署名：自分の所属部署と氏名を記載します。
- 宛名：退職届の宛名と同様に、会社名、役職、氏名を記載します。
用紙は、退職届と同様に白い無地の便箋を使用するのが一般的です。サイズは退職届に合わせるか、一回り小さいものでも構いません。
退職届の添え状 例文（一般的なケース）
以下に、パソコン作成を想定した横書きの例文と、手書きを想定した縦書きの例文のポイントを示します。
【横書き例文（パソコン作成の場合）】
令和〇年〇月〇日
〇〇株式会社
代表取締役社長 △△ △△ 様
（自分の所属部署）
（自分の氏名）
退職届送付のご連絡
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、この度、一身上の都合により退職させていただきたく、別便にて退職届を提出いたしました。つきましては、同封の通り退職届を送付させていただきますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
在職中は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございました。貴社で培った経験を活かし、今後も精進して参る所存です。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
【縦書き例文のポイント（手書きの場合）】
縦書きの場合も構成要素は同じです。頭語は行頭に、結語は最後の行末に書きます。日付、署名、宛名の位置関係に注意し、全体のバランスを見ながら丁寧に書きましょう。手書きの場合は、黒のボールペンまたは万年筆を使用し、楷書で丁寧に書くことが大切です。修正液や修正テープの使用は避け、書き損じた場合は新しい用紙に書き直しましょう。
添え状作成時の注意点
添え状を作成する際には、いくつか注意しておきたい点があります。
- 退職理由は「一身上の都合」と簡潔に：詳細な退職理由や、会社への不平不満、批判的な内容は絶対に書かないようにしましょう。円満退職の妨げになります。
- 感謝の気持ちを伝える：お世話になったことへの感謝を伝えることで、相手に良い印象を与えられます。
- 簡潔な文章を心がける：長々と書く必要はありません。A4用紙1枚に収まる程度が目安です。
- 誤字脱字のチェック：提出前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
- 退職届とは別の用紙に書く：退職届の用紙に追記するのではなく、必ず別の便箋に作成します。
これらの点に注意して、誠意の伝わる添え状を作成しましょう。
退職届の郵送と添え状に関する「いらない？」以外のよくある質問
ここでは、退職届の郵送や添え状に関して、多くの方が疑問に思う点や不安に感じる点をQ&A形式で解説します。「添え状はいらないのか？」という疑問以外にも、細かいマナーや手続きについて知っておくことで、より安心して退職準備を進めることができるでしょう。
Q1. 退職届を手渡しする場合、添え状はいらないですか？
はい、退職届を手渡しする場合は、原則として添え状は不要です。直接相手に渡す際に、口頭で「お世話になりました。退職届です。よろしくお願いいたします。」といった挨拶を添えるのが一般的です。添え状は、書類を送付する際に「誰から誰に、何を送ったか」を明確にするためのものですので、手渡しの場合はその役割を口頭でのコミュニケーションが担います。ただし、どうしても感謝の気持ちを形として伝えたいという場合は、一筆箋のようなものに短いメッセージを添える程度であれば問題ありませんが、必須ではありません。
Q2. 添え状なしで退職届を郵送したら、会社に失礼だと思われますか？
一般的には、添え状なしで退職届を郵送しても失礼にあたることはありません。前述の通り、退職届自体が正式な書類であり、会社側も事務的に処理を進めるためです。重要なのは、退職届の書き方や封筒の宛名、郵送方法といった基本的なマナーが守られていることです。これらが適切であれば、添え状の有無で評価が大きく変わることは考えにくいでしょう。ただし、非常に古い慣習を重んじる企業や、特定の役員宛に送る場合など、状況によっては丁寧さを期して添え状を付けることを検討しても良いかもしれません。
Q3. 退職届はいつまでに郵送すれば良いですか？消印有効？必着？
退職届の提出期限は、会社の就業規則によって定められていますので、まずはそれを確認することが最も重要です。一般的には「退職希望日の1ヶ月前まで」や「退職希望日の2週間前まで」などと規定されています。この期限が「消印有効（郵便局で押される日付印が期限内であればOK）」なのか、「必着（会社に書類が到着するのが期限内でなければならない）」なのかも確認が必要です。必着の場合は、郵送にかかる日数を考慮して、より早めに発送する必要があります。不明な場合は、人事担当者に確認しましょう。いずれにしても、期限ギリギリではなく、余裕をもって提出するのが賢明です。
Q4. 添え状は手書きとパソコン作成、どちらが良いですか？
添え状を作成する場合、手書きでもパソコン作成でも、どちらでも問題ありません。手書きの場合は温かみや誠意が伝わりやすいというメリットがありますが、字に自信がない方や、より整った文書にしたい場合はパソコンで作成する方が良いでしょう。パソコンで作成した場合は、最後に自筆で署名を入れると、より丁寧な印象になります。どちらの方法を選ぶにしても、誤字脱जीがないように細心の注意を払い、読みやすいように作成することが大切です。会社の雰囲気や、誰に宛てるかによって使い分けても良いでしょう。
Q5. 封筒の封はのりですか？テープでも良いですか？
退職届を入れた封筒の封をする際は、液体のりまたはスティックのりを使用するのが一般的で、最も丁寧な方法とされています。セロハンテープや両面テープは、事務的な印象が強く、剥がれやすい可能性もあるため、改まった書類にはあまり適していません。のりで封をした後は、しっかりと乾かし、封じ目に「〆（しめ）」または「封」という字を黒ペンで書きます。「〆」は封をしたことを示す印であり、途中で開封されていないことの証明にもなります。細かい部分ですが、こうした配慮が丁寧な印象につながります。
Q6. 「退職願」や「辞表」を郵送する場合も添え状はいらないですか？
はい、「退職願」や「辞表」を郵送する場合も、基本的な考え方は「退職届」と同様で、添え状は必須ではありません。「退職願」は退職を願い出る書類、「辞表」は役員などが役職を辞する際に提出する書類ですが、いずれもそれ自体が正式な意思表示の書類です。郵送する際の封筒の選び方や宛名、郵送方法などのマナーも退職届の場合と変わりません。ただし、辞表を提出するような立場の方は、より丁寧な対応が求められるケースも考えられるため、状況に応じて添え状を検討する余地はあるかもしれません。基本的には、書類そのものの重要性が高いため、添え状の有無が手続きに影響することは少ないでしょう。
Q7. 会社から退職届と一緒に添え状を出すよう指示された場合はどうすれば良いですか？
もし会社から明確に「退職届と一緒に添え状を提出してください」という指示があった場合は、その指示に従うのが最善です。企業によっては独自の規定や慣習があるため、それに沿った対応をすることが円満な退職につながります。この場合、どのような内容の添え状を求めているのか（例えば、特定の書式があるのか、感謝の言葉を添える程度で良いのかなど）を、可能であれば人事担当者などに確認してみると良いでしょう。指示があるにも関わらず添え状を提出しないのは、無用な摩擦を生む可能性がありますので避けましょう。
Q8. 退職届を入れる封筒の「〆」は必要ですか？
はい、退職届を入れた封筒の封じ目には「〆」または「封」と書くのが一般的なマナーです。これは、封筒が途中で開封されていないことを示すための印であり、重要な書類を送る際には記載することが推奨されます。「〆」は「締」の略字で、「封」はそのまま「封じた」という意味です。どちらを使用しても問題ありません。黒のボールペンや万年筆で、封筒のフラップ（ふた）と本体が重なる中央部分に書きます。必須の法的要件ではありませんが、日本のビジネスマナーとして定着している習慣の一つです。
Q9. 退職届を郵送する際、自分の住所や名前は裏面に書くべきですか？
はい、退職届を郵送する際には、封筒の裏面の左下に差出人であるご自身の郵便番号、住所、氏名を必ず記載してください。これは、万が一宛先不明で返送される場合に必要となる情報ですし、誰からの郵便物であるかを明確にするための基本的なマナーです。表面には宛先（会社名、部署名、担当者名など）を、裏面には差出人情報を記載するのが郵便物の正しい書き方です。氏名はフルネームで、住所も都道府県から正確に記載しましょう。会社によっては、部署名まで書くよう指示がある場合もあります。
Q10. 郵送した退職届が会社に届いたか確認する方法はありますか？
郵送した退職届が会社に確実に届いたかを確認するためには、「簡易書留」または「特定記録郵便」で送るのが最も良い方法です。これらの郵送方法には追跡サービスが付いており、郵便局のウェブサイトで配達状況を確認できます。「簡易書留」の場合は、受取時に受領印または署名が必要となるため、誰が受け取ったかまで記録されます。「特定記録郵便」は郵便受けへの投函となりますが、配達完了までは追跡可能です。普通郵便で送った場合は追跡ができず、到着確認の手段がありません。重要な書類ですので、数百円の追加料金を払ってでも、記録が残る方法で送ることを強くおすすめします。会社に直接「届きましたか？」と問い合わせるのは、相手に手間をかけさせる可能性があるので、できるだけ避けたいところです。
まとめ：退職届の郵送、添え状はいらないのが基本！マナーを守って円満退職を
- 退職届の郵送に添え状は原則不要。
- 理由は退職届自体が正式書類だから。
- 会社も事務的に処理するため不要。
- 法的に添え状は義務ではない。
- 不安なら自身の気持ちを優先してOK。
- 添え状なしでも郵送マナーは重要。
- 封筒は白無地、長形3号か4号。
- 宛名は会社代表者宛が基本。
- 退職届は三つ折りでクリアファイル推奨。
- 郵送方法は簡易書留が最も確実。
- 切手代不足は絶対に避けること。
- 郵送タイミングは就業規則を確認。
- 添え状を付けるメリットは丁寧な印象。
- 添え状のデメリットは手間と内容。
- 手渡しの場合、添え状は不要。
